18 nov. ARTICOL 6 lit. f – MONITORIZAREA FOLOSIRII INTERNETULUI ȘI E-MAIL-ULUI LA LOCUL DE MUNCĂ. LIMITELE CE TREBUIESC RESPECTATE DE ANGAJATORI
Fără a uita de recomandările GL 29 indicate în Opinia nr. 2/2017 privitoare la prelucrarea datelor cu caracter personal în contextul relațiilor de muncă, în practică se pune adesea problema modului în care angajatorii pot supraveghea și monitoriza utilizarea internetului și a e-mail-ului de către angajați.
Astfel, trebuie să precizăm că angajaților le este recunoscut dreptul la viață privată și în timpul orelor de program. Chiar dacă aceștia prestează o activitate în beneficiul unui operator într-un anumit interval orar, acest fapt nu înseamnă că toate acțiunile sale pot fi monitorizate de către respectiva societate angajatoare. Prin urmare, simplul fapt că monitorizarea comunicațiilor electronice ale angajaților este utilă angajatorului, nu poate fi motiv suficient pentru a permite o atare intruziune în viața privată a salariaților săi. Spețe renumite1 confirmă această afirmație. Ca o consecință exemplificativă, amintim că EPDB consideră nejustificată instalarea de camere de luat vederi în cabina autocamioanelor sau în birouri, instalarea de sisteme GPS în mașinile de serviciu care să nu permită întreruperea monitorizării etc.
De asemenea, dreptul mai sus amintit trebuie respectat indiferent dacă angajații își desfășoară activitatea on-line sau off-line, nici Regulamentul și nici jurisprudența europeană neprevăzând vreo diferențiere în acest sens.
În contextul prezentat, este deci necesar ca înainte de instalarea unor măsuri de supraveghere și monitorizare a comunicațiilor electronice la locul de muncă, angajatorul să parcurgă o evaluare pentru a găsi un echilibru între dreptul la viață privată recunoscut salariaților și dreptul său de a-și conduce business-ul și a se proteja împotriva acțiunilor salariaților ce i-ar afecta negativ interesele legitime (cum e încălcarea obligației de confidențialitate sau instalarea de viruși informatici în sistemul IT al societății). Această evaluare va viza determinarea următoarelor aspecte:
- Asigurarea transparenței pentru angajați a modului în care va avea loc monitorizarea
Este obligatorie furnizarea de informații angajaților în prealabil monitorizării, cu privire la:
- faptul că aceasta va avea loc
- scopul urmărit de angajator și temeiul aplicabil
Utilizarea consimțământului angajatului ca și temei al monitorizării comunicațiilor sale electronice nu constituie o practică recomandată din motivul dezechilibrului părților și deci a dificultăților ridicate în a asigura exprimarea în mod liber a acordului.
Prin urmare, temeiul care se pretează cel mai bine pentru astfel de prelucrări de date este cel al interesului legitim urmărit de angajator.
- datele prelucrate
Se va încerca prelucrarea strict a datelor cu caracter personal necesare. Monitorizările direcționate în mod specific către datele cu caracter special, nu constituie o practică încurajată de CEPD;
- echipamentele monitorizate respectiv cele care nu sunt monitorizate putând fi folosite inclusiv în comunicațiile personale
Interzicerea completă a accesului la internet pe toată durata timpului de muncă poate fi imposibil de realizat în practică, din moment ce pentru marea majoritatea activităților lucrative este necesar accesul la informații disponibile on-line. Alternative cum sunt stabilirea interdicției de folosire a e-mail-ului profesional pentru chestiuni private, blocarea accesului la anumite site-uri sau instalarea de soft-uri care să blocheze accesul la baza de date a angajtorului de pe alte dispozitive decât cele ale societății, sunt preferate deoarece sunt mai puțin restrictive.
- modul în care se va face interpretarea rezultatelor
Evaluarea angajaților exclusiv în baza rezultatelor monitorizării nu constituie o bună practică a societăților;
- orarul în care are loc monitorizarea
Supravegherea permanentă și automată este rareori justificată. La fel, monitorizarea activității angajatului în afara programului său normal de lucru ar trebui evitată complet sau limitată la situații punctuale bine întemeiate;
- durata stocării datelor
Recomandarea CEPD pentru durata păstrării e-mail-urilor angajaților este de maxim 3 luni de la încetarea relațiilor de muncă. În acest context, pentru ca societățile să reducă riscul apariției unor probleme ulterioare de comunicare cu clienții sau cu alți angajați care obișnuiau să se adreseze unui fost salariat, se poate include în politicile interne și în practica companiei, obligația de a indica în Cc adresa șefului ierarhic superior pentru orice comunicări;
- persoanele ce vor putea accesa rezultatele monitorizării
- modul în care va fi indicată o folosire necorespunzătoare a echipamentelor implicate (de exemplu prin pop up-uri sau alerte vizibile imediat, care să permită luarea unor măsuri urgente)
- drepturile angajaților cu privire la această monitorizare
- măsurile de securitate luate de angajator.
Fără a diminua importanța celor de mai sus, trebuie să atragem atenția asupra faptului că informarea angajatului cu privire la o astfel de prelucrare a datelor sale, nu reprezintă o condiție suficientă (ci doar necesară) pentru legalitatea monitorizării, întrucât așa cum spuneam, salariații se bucură permanent de prezumția respectării dreptului lor la viață privată (și în contextul relațiilor de muncă), dar și al dreptului fundamental la secretul corespondenței1 chiar dacă acea corespondență se realizează de pe echipamentele angajatorului.
- Necesitatea imperioasă a monitorizării angajaților pentru atingerea scopului urmărit, ori ar fi suficiente mijloace de prelucrare a datelor mai puțin intruzive
- Corectitudinea monitorizării raportat la principiul echității reglementat de Regulament
- Proporționalitatea monitorizării raportat la scopul urmărit de operator
În final, precizăm că, consultarea reprezentanților angajaților anterior implementării unor măsuri de monitorizare a comunicațiilor electronice purtate de angajați, este nu doar obligatorie potrivit Regulamentului ci și extrem de utilă pentru operatori, întrucât în acest fel s-ar putea evalua mult mai ușor impactul avut.
1. Amintim Niemietz vs. Germania 13710/88, Halford vs. Marea Britanie, Copland vs. Marea Britanie și Bărbulescu vs. România
2. Drept prevăzut de art. 8 din Convenția Europeană a Drepturilor omului și analizat pe larg în Ghidul Curții Europene a Drepturilor Omului din 31.12.2018